Từ 2024 Google và Yahoo bắt buộc người gửi email phải có SPF, DKIM, DMARC, hủy đăng ký một chạm và giữ tỷ lệ spam thấp. Doanh nghiệp cần làm gì để email không bị chặn.
Từ đầu năm 2024, Google và Yahoo áp dụng bộ quy định mới cho người gửi email, đặc biệt với bên gửi số lượng lớn. Email không đạt yêu cầu sẽ bị đưa vào spam hoặc từ chối thẳng. Doanh nghiệp gửi thông báo, hóa đơn hay email marketing cần nắm rõ và tuân thủ để giữ thư vào inbox.
Vì sao Google và Yahoo siết quy định
Hộp thư cá nhân của người dùng ngày càng ngập thư rác và thư giả mạo. Khi một tên miền chưa xác thực, kẻ xấu dễ mạo danh để gửi thư lừa đảo, còn nhà cung cấp lại khó phân biệt thư thật với thư giả. Bằng cách yêu cầu mọi người gửi phải xác thực đầy đủ, Google và Yahoo nâng mặt bằng chung của toàn hệ thống email, qua đó bảo vệ người nhận và cả thương hiệu của bên gửi nghiêm túc.
Với doanh nghiệp, đây không chỉ là rào cản kỹ thuật mà còn là cơ hội. Tên miền cấu hình chuẩn được tin tưởng hơn, vào inbox đều hơn và ít bị lợi dụng để phát tán thư mạo danh. Vì vậy việc tuân thủ mang lại lợi ích lâu dài chứ không đơn thuần để tránh bị chặn.
Ai bị ảnh hưởng bởi quy định mới
Quy định chia hai nhóm. Mọi người gửi đều phải xác thực email cơ bản. Riêng nhóm gửi số lượng lớn, được Google xác định là gửi từ khoảng 5.000 thư trở lên mỗi ngày tới địa chỉ Gmail, phải đáp ứng thêm các yêu cầu chặt hơn. Trên thực tế, ngay cả doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng nên làm đủ vì cấu hình tốt giúp email vào inbox ổn định.
Yêu cầu 1: Xác thực SPF và DKIM
Tên miền gửi phải công bố bản ghi SPF và ký DKIM hợp lệ. Đây là điều kiện nền tảng để máy chủ nhận tin tưởng nguồn gửi. Nếu chưa nắm cách tạo, xem bài SPF là gì và cách tạo bản ghi SPF và bài DKIM là gì và cấu hình DKIM.
Yêu cầu 2: Thiết lập DMARC và căn khớp tên miền
Người gửi số lượng lớn phải có bản ghi DMARC ở mức tối thiểu p=none. Quan trọng hơn, địa chỉ hiển thị ở dòng From phải căn khớp với tên miền đã vượt SPF hoặc DKIM. Cách thiết lập và lộ trình siết chính sách có trong bài DMARC là gì và cách thiết lập DMARC.
Yêu cầu 3: Hủy đăng ký một chạm
Với email marketing và thư hàng loạt, người gửi phải hỗ trợ hủy đăng ký một chạm theo chuẩn kỹ thuật, đồng thời xử lý yêu cầu hủy trong vòng hai ngày. Người nhận chỉ cần bấm một lần để ngừng nhận, thay vì qua nhiều bước. Yêu cầu này giảm khiếu nại và cải thiện danh tiếng tên miền.
Yêu cầu 4: Giữ tỷ lệ báo cáo spam ở mức thấp
Google yêu cầu tỷ lệ người nhận đánh dấu spam phải ở dưới ngưỡng thấp, theo dõi qua công cụ Postmaster Tools. Khi tỷ lệ vượt ngưỡng, email của bạn dễ bị lọc hàng loạt. Để hạ tỷ lệ này, hãy gửi đúng đối tượng đồng ý nhận, dọn danh sách không hoạt động và tránh tiêu đề gây hiểu nhầm.
Yêu cầu 5: Kết nối bảo mật và DNS ngược
Máy chủ gửi cần dùng kết nối mã hóa TLS và có bản ghi DNS ngược hợp lệ cho địa chỉ IP. Đây là các tín hiệu kỹ thuật cho thấy hạ tầng gửi đáng tin. Với hệ thống gửi volume cao, các yếu tố này được trình bày kỹ trong bài cấu hình deliverability cho SMTP volume lớn.
Bảng tóm tắt yêu cầu
| Yêu cầu | Người gửi thường | Người gửi số lượng lớn |
|---|---|---|
| SPF và DKIM | Cần | Bắt buộc |
| DMARC tối thiểu p=none | Khuyến nghị | Bắt buộc |
| Căn khớp tên miền From | Khuyến nghị | Bắt buộc |
| Hủy đăng ký một chạm | Không bắt buộc | Bắt buộc với thư marketing |
| Tỷ lệ spam dưới ngưỡng | Nên giữ | Bắt buộc |
| TLS và DNS ngược | Khuyến nghị | Bắt buộc |
Doanh nghiệp cần làm gì ngay
- Kiểm tra tên miền đã có SPF, DKIM, DMARC hay chưa và sửa các điểm thiếu.
- Bật DMARC ở mức giám sát, theo dõi báo cáo để phát hiện nguồn gửi chưa đạt.
- Với thư marketing, bổ sung hủy đăng ký một chạm và dọn danh sách người nhận.
- Theo dõi Postmaster Tools để biết tỷ lệ spam và danh tiếng tên miền.
- Xem tổng quan cơ chế trong bài hướng dẫn xác thực email SPF, DKIM, DMARC toàn tập.
Hoàn thiện các bước trên giúp email doanh nghiệp đạt yêu cầu của Google và Yahoo, vào inbox đều và giảm rủi ro bị chặn theo lô.
Tác động tới hoạt động email marketing
Nhóm chịu ảnh hưởng rõ rệt là email marketing và thư thông báo hàng loạt. Trước đây, một số đơn vị gửi tới danh sách mua lại hoặc danh sách cũ lâu ngày không tương tác. Với quy định mới, cách làm này nhanh chóng đẩy tỷ lệ spam vượt ngưỡng và kéo theo việc bị lọc cả tên miền.
Do đó, doanh nghiệp nên gửi tới người đã đồng ý nhận, dọn định kỳ các địa chỉ không hoạt động, và đặt tần suất gửi hợp lý. Nội dung cần rõ ràng, tránh tiêu đề gây hiểu nhầm và luôn có đường hủy đăng ký dễ thao tác. Cách tiếp cận tập trung vào người nhận thực sự quan tâm giúp giữ danh tiếng tên miền và duy trì hiệu quả chiến dịch lâu dài.
Những hiểu lầm thường gặp khi tuân thủ
Nhiều doanh nghiệp nghĩ đã làm đúng nhưng email vẫn vào spam vì vướng các hiểu lầm sau:
- Cho rằng chỉ cần bật một trong ba lớp là đủ. Thực tế cần cả SPF, DKIM và DMARC phối hợp, đồng thời địa chỉ hiển thị phải căn khớp tên miền đã xác thực.
- Nghĩ rằng quy định chỉ áp cho công ty lớn. Ngưỡng số lượng lớn tính theo tổng nguồn gửi của tên miền, nên ngay cả doanh nghiệp vừa khi chạy chiến dịch marketing cũng có thể vượt ngưỡng.
- Bỏ qua công cụ Postmaster Tools nên không biết tỷ lệ spam thực tế, đến khi bị lọc hàng loạt mới phát hiện.
- Thêm hủy đăng ký dạng văn bản trong nội dung nhưng thiếu phần kỹ thuật một chạm theo tiêu đề thư, vẫn chưa đạt yêu cầu cho thư marketing.
Rà soát các điểm trên giúp doanh nghiệp tuân thủ thực chất thay vì làm hình thức, nhờ đó email vào inbox ổn định theo thời gian.
MailPRO giúp doanh nghiệp đạt chuẩn
Dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng của MailPRO cấu hình sẵn SPF, DKIM, DMARC và dùng kết nối bảo mật, kèm hướng dẫn trỏ DNS. Nhờ đó doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của Google và Yahoo mà không phải tự xử lý phần kỹ thuật phức tạp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp gửi ít email có cần tuân thủ không?
Có. Yêu cầu xác thực SPF, DKIM, DMARC áp dụng cho mọi người gửi. Các yêu cầu chặt hơn dành cho nhóm gửi số lượng lớn, nhưng làm đủ ngay từ đầu giúp email vào inbox ổn định bất kể quy mô.
Gửi bao nhiêu email một ngày thì bị tính là người gửi số lượng lớn?
Google tính từ khoảng 5.000 thư mỗi ngày tới các địa chỉ Gmail. Ngưỡng này tính trên tổng nguồn gửi của tên miền, gồm cả công cụ marketing và hệ thống thông báo.
Không tuân thủ thì điều gì xảy ra?
Email có thể bị đưa vào spam hoặc bị từ chối ngay khi gửi. Với chiến dịch lớn, việc bị lọc hàng loạt làm giảm mạnh hiệu quả và ảnh hưởng danh tiếng tên miền lâu dài.
One-click unsubscribe có bắt buộc với mọi email không?
Yêu cầu này áp dụng cho thư marketing và thư hàng loạt. Email giao dịch một-một thông thường không thuộc diện này, nhưng vẫn cần xác thực đầy đủ.
Làm sao biết tỷ lệ spam của mình bao nhiêu?
Đăng ký Google Postmaster Tools với tên miền gửi để xem tỷ lệ spam, danh tiếng IP và tên miền theo thời gian. Đây là kênh chính thức để theo dõi và xử lý sớm.
Yêu cầu này áp dụng cho cả email gửi tới Yahoo và Outlook không?
Quy định được Google và Yahoo công bố, nhưng các nhà cung cấp khác cũng ngày càng siết theo hướng tương tự. Cấu hình đầy đủ SPF, DKIM, DMARC giúp email vào inbox ổn định trên hầu hết dịch vụ hộp thư, không riêng Gmail hay Yahoo.