Quản lý nhiều tài khoản và đánh dấu VIP trong Apple Mail

Bạn dùng Apple Mail cho cả email công ty lẫn email cá nhân, hộp thư lúc nào cũng trộn lẫn hóa đơn, thư khách hàng và tin newsletter. May thay, Apple Mail có sẵn hai công cụ giải quyết đúng chuyện này: tài khoản tách riêng và danh sách VIP. Dưới đây là cách thiết lập cả hai trên macOS.

Vì sao nên tách tài khoản và dùng VIP trong Apple Mail

Khi mọi email đổ về chung một hộp thư đến, thông tin quan trọng rất dễ bị chôn dưới một tá thông báo. Bạn mở Mail lên, thấy 47 thư chưa đọc, và mất vài phút chỉ để dò xem đâu là thư từ sếp, đâu là email quảng cáo. Việc tách từng tài khoản giúp bạn nhìn rõ nguồn thư ngay từ cột trái, còn danh sách VIP kéo những người quan trọng lên trước để bạn xử lý sớm.

Điểm hay của Apple Mail là hai tính năng này hoạt động độc lập. Bạn có thể dùng 4-5 tài khoản cùng lúc mà không phải đăng nhập qua lại, đồng thời gắn nhãn VIP cho từng người gửi bất kể họ thuộc tài khoản nào. Với dân sale hay chăm sóc khách hàng, đây gần như là bước thiết lập đầu tiên nên làm.

Chuẩn bị trước khi thêm tài khoản

Trước khi bắt tay vào, bạn cần gom đủ vài thứ để không bị kẹt giữa đường. Với mỗi email doanh nghiệp theo tên miền riêng, nhà cung cấp thường yêu cầu thông số máy chủ riêng chứ không tự động cấu hình như Gmail. Chuẩn bị sẵn:

• Địa chỉ email đầy đủ và mật khẩu (nên dùng mật khẩu ứng dụng nếu tài khoản có xác thực 2 lớp).
• Thông số máy chủ IMAP và SMTP do nhà cung cấp gửi kèm khi tạo hộp thư.
• Quyền truy cập vào phần cài đặt hệ thống nếu máy có nhiều người dùng.

Nếu chưa có sẵn thông số, bạn xem lại hướng dẫn cấu hình IMAP POP3 cho email theo tên miền để lấy đúng cổng và máy chủ trước khi làm tiếp.

Thêm nhiều tài khoản email vào Apple Mail

Mở Mail, vào menu Mail chọn Add Account. Hộp thoại Internet Accounts hiện ra với danh sách nhà cung cấp phổ biến như iCloud, Google, Microsoft Exchange, Yahoo. Chọn đúng loại tương ứng, nhập email và mật khẩu, rồi để Apple Mail tự dò thông số. Xong bước này bạn đã có tài khoản đầu tiên, cột trái xuất hiện biểu tượng hộp thư mới.

Với email doanh nghiệp tự dựng hoặc theo tên miền riêng, bạn chọn Other Mail Account rồi khai báo thủ công. Đây là lúc cần chọn đúng giao thức: IMAP cho hộp thư đồng bộ nhiều thiết bị, hoặc POP3 nếu chỉ muốn tải thư về máy. Hầu hết doanh nghiệp nên đi đường IMAP để điện thoại, máy tính và máy tính bảng thấy cùng một trạng thái thư.

Lặp lại cho từng tài khoản còn lại. Apple Mail cho phép gộp tất cả vào một cửa sổ riêng biệt, mỗi tài khoản một mục riêng trong thanh bên, kèm hộp thư đến, thư đã gửi và thùng rác độc lập. Bạn có thể đổi tên hiển thị tài khoản cho dễ nhận, ví dụ "Email công ty" và "Email cá nhân", thay vì để địa chỉ dài loằng ngoằng.

Đặt tài khoản mặc định và sắp xếp thanh bên

Khi đã có vài tài khoản, bạn nên chỉ định một tài khoản mặc định để mỗi lần bấm Soạn thư mới, Mail tự chọn đúng người gửi. Vào Mail > Settings > General, mục Default email address, chọn tài khoản bạn dùng nhiều nhất. Mẹo nhỏ: nếu hay gửi từ email công ty, đặt nó làm mặc định sẽ tránh việc vô tình gửi thư khách hàng từ địa chỉ cá nhân.

Thanh bên cũng nên gọn gàng. Bạn kéo thả để sắp lại thứ tự tài khoản, thu gọn những mục ít dùng như Notes hay Reminders. Nếu quản lý quá nhiều hộp thư chung, bạn có thể gom chúng theo nhóm để đỡ rối mắt. Cách này đặc biệt hữu ích với đội sale phải theo dõi cùng lúc hộp thư riêng và hộp thư chăm sóc khách hàng.

Cách đánh dấu VIP cho người gửi quan trọng

VIP trong Apple Mail là danh sách riêng những người gửi bạn luôn muốn thấy trước. Mở một email từ người đó, bấm vào tên họ ở phần đầu thư, một menu nhỏ xổ xuống. Chọn Add to VIP. Từ giờ mọi thư từ địa chỉ này sẽ hiện kèm ngôi sao, và bạn có thể lọc riêng bằng mục VIP ở thanh bên. Làm tương tự cho sếp, khách hàng lớn, đối tác quan trọng.

Điểm cộng là VIP áp dụng xuyên tài khoản. Một khách hàng ở tài khoản công ty vẫn được đánh dấu VIP nếu bạn thêm đúng địa chỉ, kể cả khi họ gửi từ tên miền khác. Bạn cũng có thể thêm cả tên miền của công ty đối tác vào VIP để mọi thư từ họ đều nổi bật. Vào Settings > Rules để tinh chỉnh, ví dụ tự động gắn cờ đỏ hoặc chuyển vào thư mục riêng cho thư VIP.

Một lưu ý thực tế: đừng lạm dụng VIP. Nếu bạn thêm quá nhiều người, danh sách mất tác dụng, thư nào cũng nổi bật thì cũng như không. Kinh nghiệm là chỉ giữ khoảng 10-15 VIP thật sự quan trọng, còn lại để bộ lọc và quy tắc xử lý. Khi ai đó rời công ty hoặc hết dự án, bạn nhớ gỡ VIP cho gọn.

Mẹo dùng quy tắc tự động cùng VIP

VIP thú vị nhất khi kết hợp với Rules. Chẳng hạn, bạn tạo quy tắc: nếu người gửi thuộc VIP và tiêu đề chứa từ "hợp đồng", tự động chuyển vào thư mục "Cần xử lý". Hoặc mọi thư từ tên miền khách hàng lớn được gắn nhãn màu để bạn thấy ngay trong danh sách. Cách này giúp bạn không bỏ sót việc gấp dù hộp thư có dày đến đâu.

Với doanh nghiệp dùng email tên miền riêng, việc tách tài khoản theo phòng ban rồi đánh dấu VIP cho các đầu mối quan trọng là cách quản lý thư gọn gàng. Nếu bạn cần một dịch vụ email theo tên miền riêng có SPF, DKIM, DMARC và chống spam, MailPRO của BizMaC là một lựa chọn đáng cân nhắc, hỗ trợ qua email và Zalo OA trong giờ hành chính.

Bài viết liên quan

• Thiết lập email doanh nghiệp trên Apple Mail macOS
• Chuyển từ Outlook for Mac sang Apple Mail
• Cách đồng bộ email trên điện thoại, máy tính và tablet
• Quản lý email chăm sóc khách hàng tập trung cho đội sale